Als je niet akkoord bent met een factuur of de daarin vervatte werken of goederen dan moet je de factuur protesteren. Maar hoe doe je dit juist? In deze blog geef ik enkele tips hoe je correct een factuur moet betwisten.
Wat is een factuur?
De factuur wordt niet wettelijk gedefinieerd. Het komt derhalve aan rechtsleer en rechtspraak toe om het begrip ‘factuur’ te omschrijven.
Volgens E. Dirix (raadsheer bij het Hof van Cassatie) is de factuur een schriftelijke bevestiging van het bestaan van een schuldvordering in geld die voortvloeit uit een overeenkomst tot levering van goederen of diensten die de schuldeiser verplicht is aan zijn medecontractant uit te reiken.
De factuur is dus een beschrijvende staat van de geleverde goederen en verstrekte diensten en een bevestiging van een schuld ten laste van de geadresseerde.
Welke functies heeft een factuur?
De factuur vervult drie functies:
- Een vaststellingsfunctie: de factuur heeft vooreerst als doel het bestaan te bevestigen van een verbintenis, een overeenkomst ten voordele van de afzender van de factuur.
- Een uitnodigingsfunctie: de factuur maakt een uitnodiging uit aan de geadresseerde om zijn schuld te voldoen.
- Een bewijsfunctie: de factuur levert het bewijs van een overeenkomst tegen degene die ze uitreikt.
Waarom moet een factuur geprotesteerd worden?
Indien de aanspraken van de schuldeiser/leverancier/dienstverstrekker omwille van de één of andere reden niet correct zijn, dan heb je als schuldenaar/cliënt de plicht om de factuur te protesteren.
Belangrijk detail is dat de factuur soms enige tijd na levering van de goederen of verstrekking van de diensten kan worden uitgereikt. Het is daarom van belang om reeds op de kortst mogelijke termijn ook al de verkeerde of gebrekkige levering van de goederen of verstrekking van de diensten te protesteren.
De factuur hoeft dus niet noodzakelijk te worden afgewacht, integendeel. Als nadien dan ook de factuur nog wordt verzonden, dient ook de factuur te worden geprotesteerd.
Hoe moet een factuur worden betwist?
Het protest moet uitdrukkelijk zijn. Dit betekent dat je in uw protestbrief of mail uitdrukkelijk moet aangeven dat je die factuur van die datum met die nummer protesteert. Het louter terugzenden van een factuur wordt meestal niet aanvaard als geldig protest.
Het protest gebeurt best schriftelijk. Een mondeling protest is evenzeer geldig maar valt zeer moeilijk of in veel gevallen niet te bewijzen. Je gebruikt dus best een medium waarvan de ontvangst door de schuldeiser kan worden bewezen. Dit kan via een aangetekende brief of via een email met ontvangstbevestiging. Protest per SMS en whatsapp kan ook, maar is minder aangewezen.
Tip: als je een factuur protesteert per aangetekende brief, verstuur je best identiek hetzelfde protest ook per gewone post. Immers, een aangetekende brief kan worden geweigerd of niet worden opgehaald zodat de schuldeiser geen effectieve kennis neemt van je protest. Een gewone brief wordt altijd in de bus gestoken door de postbode.
Het protest moet tenslotte ooknauwkeurig en precies zijn. Een algemeen, vaag protest volstaat niet. Wie een factuur (of de werken/diensten) protesteert moet gedetailleerd en uitgebreid aangeven waarom één en ander wordt geprotesteerd. Indien er dus enkel wordt geprotesteerd tegen een bepaalde vermelding, dan wordt het stilzwijgen omtrent het overige als een aanvaarding opgevat.
Wanneer moet een factuur worden geprotesteerd?
Algemeen wordt gesteld dat een factuur binnen korte termijn moet worden geprotesteerd. Wat is de ‘binnen korte termijn’? In feite bedoelt men de termijn die redelijkerwijs nodig is gelet op de aard van de overeenkomst en de complexiteit van de zaak.
Meestal weet je als schuldenaar heel goed waarover het gaat als je een factuur ontvangt, zodat het geen weken hoeft te duren om een factuur te protesteren.
In dit geval dient ook acht te worden geslaan op de algemene voorwaarden waarin niet zelden een korte protesttermijn kan worden opgenomen.
Wat zijn de gevolgen van het niet of niet-tijdig protesteren van een factuur?
De gevolgen zijn afhankelijk of de schuldenaar al dan niet een onderneming is.
Ten aanzien van een niet-onderneming/particulier/consument geldt een aanvaarde factuur niet als volledig bewijs. Het stilzwijgen moet in hoofde van de particulier/consument ‘omstandig’ zijn. Een louter stilzwijgen volstaat dus niet. Het moet gaan om een stilzwijgen die op geen enkele andere manier kan worden uitgelegd dan een aanvaarding van de factuur.
Een niet-geprotesteerde factuur levert wel een feitelijk vermoeden op. Desalniettemin deze soepelheid ten aanzien van particulieren/consumenten raad ik hen toch ten zeerste aan facturen ook te protesteren volgens de hierboven geschetste regels.
Ten aanzien van een onderneming levert een door een onderneming aanvaarde of niet binnen een redelijke termijn betwiste factuur tegen deze onderneming bewijs op van de aangevoerde rechtshandeling.
Heb je vragen over het protesteren van facturen en de daarin inbegrepen werken of diensten? Contacteer ons kantoor.
Aanvullende informatie over het protesteren van een factuur
Moet ik een boete betalen wanneer het protest van mijn factuur wordt afgewezen?
Dit hangt af van de voorwaarden van de factuur. Een onterecht betwiste factuur kan leiden tot de plicht van het betalen van interest op het factuurbedrag en een administratieve meerkost. Het betwisten van een factuur is dus niet altijd zonder risico.
Moet ik een advocaat onder de arm nemen om een factuur te betwisten?
In principe kunt je dit zelf doen of contact opnemen met de consumentenombudsdienst. Echter leert de ervaring dat dit vaak geen succesvolle aanpak is. Een factuur betwisten op deze manier gaat veelal bijzonder traag en is niet op maat, dit terwijl tijdig protesteren nu net ontzettend belangrijk is. Ook ontbreekt in veel gevallen de expertise en ervaring om een factuur succesvol te protesteren. Daarnaast helpen consumentenombudsdiensten in de regel ook geen ondernemingen. Een advocaat inschakelen is dus de beste optie om een factuur succesvol te protesteren.
Kan een factuur van een aannemer verjaren?
De meeste facturen verjaren pas na een periode van tien jaar (er zijn ook uitzonderingen waarbij facturen reeds verjaren na twee of vijf jaar). Dit is ook het geval voor bijvoorbeeld de facturen van een aannemer. Wachten op de verjaring van een factuur waar je het niet mee eens bent in plaats van deze op korte termijn te betwisten is dus geen valabele juridische optie.
